TIMETOOLS KNOWHOW BOX #2

In unserer Newsletter-Serie «TimeTools Knowhow Box» vermitteln wir Tipps & Tricks, wertvolle Ratschläge sowie praktisches Profi-Wissen rund um die Arbeitszeiterfassung für den Berufsalltag.

#2
TOLERANZZEIT
Die Definition von gewünschten Parametern zur Abrechnung von Zeitdaten wird im TimeTool-System über sogenannte Tagespläne sichergestellt. Ein Tagesplan fasst die wichtigsten Merkmale wie Sollarbeitszeit, Pausenregelungen oder auch Überzeitzonen zum automatisierten Berechnen von Zeitdaten zusammen.

Unter den vielen Möglichkeiten findet man auch Parameter zum Konfigurieren von Toleranzzeiten – auch bekannt als Karenzzeiten. Aber wissen Sie eigentlich, was die Aufgabe einer Toleranzzeit-Definition ist?

Üblicherweise werden Toleranzzeit-Definition bei fixer Arbeitszeit oder im Schichtbetrieb angewendet. Dabei wird der entsprechende Arbeitsbeginn als Uhrzeit im Tagesplan definiert. In einem nächsten Schritt kann der vor dem Arbeitsbeginn liegende Zeitbereich als Toleranzbereich definiert werden. Voraussetzung hierfür sind festgelegte Überzeitbereiche. Im folgenden Beispiel werden 5 Minuten vor dem festgelegten Arbeitsbeginn um 5 Uhr und 10 Minuten nach Arbeitsende um 13:30 Uhr als derartige Zonen definiert.

Erfolgt nun die Zeitbuchung des Mitarbeitenden im grün markierten Toleranzbereich, also zum Beispiel um 04:56 Uhr, wird die Arbeitszeit automatisch und ohne Bewilligungspflicht als Überzeit angerechnet. Dasselbe gilt beispielsweise für die Gehen-Stempelung um 13:38 Uhr.

Wird die Kommen-Stempelung vor dem definierten Toleranzbereich am Morgen registriert, erfolgt keine automatische Gutschrift der Überzeit. In diesem Fall muss die angefallene Zeit durch den zuständigen Vorgesetzten über das TimeTool Message Center bewilligt oder eben abgelehnt werden. Im Falle einer Ablehnung wird die Arbeitszeit ab definiertem Arbeitsbeginn um 5 Uhr gerechnet. Dieselbe Regel gilt für Überzeiten nach Arbeitsende.

Mit diesem Verfahren sollen einzelne anfallende Überzeitminuten keinen zusätzlichen Mehraufwand im Bereich der Überzeitbewilligung bei Vorgesetzten generieren.

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