MONATSABSCHLUSS
Innerhalb des TimeTool-Systems kommen verschiedene Mechanismen rund um den Abschluss eines Kalendermonats zur Anwendung. Diese unterscheiden sich in zwei Arten:

• Manueller Monatsabschluss durch Benutzerinnen und Benutzer
• Automatischer Monatsabschluss durch das System

Mit den folgenden Zeilen werden die Unterschiede und Eigenschaften der beiden Monatsabschluss-Arten erläutert. Insbesondere wird aufgezeigt, was beim automatischen Monatsabschluss zu beachten ist.

Manueller Monatsabschluss durch Benutzerinnen und Benutzer
Der manuelle Monatsabschluss wird rollenbasiert auf den Stufen Mitarbeitende, Vorgesetzte und HR im Sinne einer digitalen Visierung ausgeführt. Dabei bestätigen die Benutzenden auf entsprechender Stufe bis zu einer definierbaren Frist die Vollständigkeit und Richtigkeit der persönlichen Daten resp. der Daten von unterstellten Mitarbeitenden. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass Mitarbeitende ihre Daten des vergangenen Kalendermonats bis zum dritten Arbeitstag des aktuellen Monats visieren müssen. Nach erfolgtem Visum sind auf den im visierten Monat liegenden Daten keine Korrekturen mehr durch die entsprechende Stufe ausführbar. Es folgt der Abschluss der darüber liegenden Stufe nach demselben Prinzip. Dieser Prozess wiederholt sich monatlich.

Die Nutzung der manuellen Monatsabschluss-Funktion ist nicht zwingend und muss auch nicht auf allen drei benannten Stufen erfolgen. Ein ausgeführter Abschluss kann jeweils durch die höher liegende Stufe wieder aufgehoben werden.

Automatischer Monatsabschluss durch das System
Im Gegensatz zum manuellen Abschluss durch Benutzende ist der automatisierte Monatsabschluss eine Funktion, welche durch das System unumgänglich jeden Monat automatisch ausgeführt wird. Der Abschluss eines Kalendermonats erfolgt dabei zu fix definierten Zeitpunkten unabhängig davon, ob manuelle Monatsabschlüsse durch Benutzende getätigt wurden oder nicht. Automatische Monatsabschlüsse können nicht ausgesetzt und auch nicht rückgängig gemacht werden.
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Die definierten Zeitpunkte der automatischen Monatsabschlüsse kann man sich einfach merken: jeweils zum 1. Tag eines neuen Kalendermonats schliesst das System den Vor-Vormonat automatisch ab oder anders gesagt - am vorletzten Tag schliesst der Vormonat automatisch. 

Beispiel
Zum Monatswechsel vom 30. April 2022 auf den 1. Mai 2022 wird der Monat März 2022 abgeschlossen. Folgende Grafik zeigt das Systemverhalten über einige Monate auf.

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KURZARBEIT
Infolge der Covid Pandemie sind viele Unternehmen gezwungen, Kurzarbeit einzuführen. Sie sind verpflichtet, diese korrekt zu dokumentieren und gegenüber den Behörden Rechenschaft abzulegen.

​Die Kurzarbeit summiert die Differenz zwischen tatsächlich geleisteter Arbeitszeit (Ist-Zeit) und der vertraglich zu leistenden Arbeitszeit (Soll-Zeit) über einen gewissen Zeitraum hinweg. Somit wird die Ist-Arbeitszeit mit der Kurzarbeit an die Soll-Arbeitszeit angeglichen (unter Berücksichtigung sonstiger Abwesenheiten wie Krankheit, Unfall u.a.) wobei die Zeitkontensaldi konstant bleiben, d.h. es kommt weder zu einem Auf- noch zu einem Abbau und die Zeitkontensaldi zu Beginn der Kurzarbeit entsprechen denjenigen am Ende der Kurzarbeit. TimeTool ist ein flexibles Zeiterfassungssystem und unterstützt dies mit entsprechend implementierten Logiken.