Die klassischen Zeiterfassungsterminals sollten sich warm anziehen: mit der App pipoDialog ergeben sich neue innovative Varianten zur Zeiterfassung! Mit dieser App wird das Smartphone zum Badge und der Badge zum Zeiterfassungsterminal…. aber nun der Reihe nach.
Mit der pipoDialog App besteht die Möglichkeit, sich auf effiziente und simple Art und Weise an einem Projekt, einer Tätigkeit oder einem sonstigen Objekt ein- und auszustempeln. Um dabei trotzdem einen «Vor-Ort-Beweis» zu erbringen, kann dazu beispielsweise das Scannen eines NFC-Tags oder QR-Codes verwendet werden. Je nach gewähltem Modus wird nämlich zum Ein- und Austempeln entweder ein QR-Code oder ein Badge benötigt. Selbstverständlich steht auch ein Such-Modus zur Verfügung, über welchen das passende Objekt selektioniert werden kann. 
Über die zentralen Buttons für Start, Stopp und Wechsel melden sich Benutzende jeweils an einem Objekt an. Neben der persönlichen Arbeitszeit wird somit gleichzeitig auch Zeit auf die entsprechenden Objekte gebucht. Auf diese Weise werden gleich «zwei Fliegen mit einer Klappe» erschlagen: Präsenz- und Projekt-/Objektzeiterfassung in einem Schritt.
Die Wahl des entsprechenden Objekts kann wie erwähnt über 3 definierbare Modi erfolgen:
Wird beim Buchen mit QR-Codes oder NFC-/RFID-Tags gearbeitet, wird jedem Code resp. jedem Tag das gewünschte Objekt zugewiesen. NFC-/RFID-Tags können in Form von selbstklebenden, 4 cm grossen Etiketten mit integrierter Antenne eingesetzt werden. Selbstverständlich sind auch klassische RFID-Karten wie z.B. Mifare Desfire Badges lesbar. Mittels Berechtigungen wird definiert, welcher Modus bei den Benutzenden zur Anwendung kommen soll.
Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise und Möglichkeiten der pipoDialog App und fordern Sie über unser Kontaktformular mehr Informationen an. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.  In unserer Serie «TimeTools Knowhow Box» vermitteln wir Tipps & Tricks, wertvolle Ratschläge sowie praktisches Profi-Wissen rund um die Arbeitszeiterfassung für den Berufsalltag.
#3MONATSABSCHLUSS
Innerhalb des TimeTool-Systems kommen verschiedene Mechanismen rund um den Abschluss eines Kalendermonats zur Anwendung. Diese unterscheiden sich in zwei Arten:
Manueller Monatsabschluss durch Benutzerinnen und Benutzer Der manuelle Monatsabschluss wird rollenbasiert auf den Stufen Mitarbeitende, Vorgesetzte und HR im Sinne einer digitalen Visierung ausgeführt. Dabei bestätigen die Benutzenden auf entsprechender Stufe bis zu einer definierbaren Frist die Vollständigkeit und Richtigkeit der persönlichen Daten resp. der Daten von unterstellten Mitarbeitenden. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass Mitarbeitende ihre Daten des vergangenen Kalendermonats bis zum dritten Arbeitstag des aktuellen Monats visieren müssen. Nach erfolgtem Visum sind auf den im visierten Monat liegenden Daten keine Korrekturen mehr durch die entsprechende Stufe ausführbar. Es folgt der Abschluss der darüber liegenden Stufe nach demselben Prinzip. Dieser Prozess wiederholt sich monatlich. Die Nutzung der manuellen Monatsabschluss-Funktion ist nicht zwingend und muss auch nicht auf allen drei benannten Stufen erfolgen. Ein ausgeführter Abschluss kann jeweils durch die höher liegende Stufe wieder aufgehoben werden. Automatischer Monatsabschluss durch das System Im Gegensatz zum manuellen Abschluss durch Benutzende ist der automatisierte Monatsabschluss eine Funktion, welche durch das System unumgänglich jeden Monat automatisch ausgeführt wird. Der Abschluss eines Kalendermonats erfolgt dabei zu fix definierten Zeitpunkten unabhängig davon, ob manuelle Monatsabschlüsse durch Benutzende getätigt wurden oder nicht. Automatische Monatsabschlüsse können nicht ausgesetzt und auch nicht rückgängig gemacht werden. Die definierten Zeitpunkte der automatischen Monatsabschlüsse kann man sich einfach merken: jeweils zum 1. Tag eines neuen Kalendermonats schliesst das System den Vor-Vormonat automatisch ab oder anders gesagt - am vorletzten Tag schliesst der Vormonat automatisch. Beispiel Zum Monatswechsel vom 30. April 2022 auf den 1. Mai 2022 wird der Monat März 2022 abgeschlossen. Folgende Grafik zeigt das Systemverhalten über einige Monate auf. 
Es ist zu beachten, dass die Eingabe von Mutationen nach erfolgtem automatischen Monatsabschluss nicht mehr möglich ist. Demnach steht für einen Kalendermonat jeweils eine Mutationsfrist von zwei ganzen Monaten für die Ausführung von Mutationen zur Verfügung. Um vom automatischen Monatsabschluss nicht «überrascht» zu werden, sollten vor einem bevorstehenden Monatswechsel folgende Punkte beachtet werden:
Haben Sie Fragen rund ums Zeitmanagement im Berufsalltag? Unser Consulting-Team hilft Ihnen gerne weiter.  HR FESTIVAL 2022Nach zahlreichen Absagen und Verschiebungen in den letzten zwei Jahren sollte es nun hinhauen: am Dienstag, 31. Mai und Mittwoch, 1. Juni 2022 finden Sie die TimeTool AG am Stand B22 in der Halle 3 der Messe Zürich. Wir freuen uns auf interessante Messe-Tage, viele Besucher und spannende Gespräche. Haben Sie Fragen zu unserem Messeauftritt? Wir sind für Sie da. |
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