«Dass TimeTool sich in der Krise bewährt hat, zeigt, dass wir auf die richtige Lösung vertrauen.»Markus Krienbühl Leiter People & Culture, Rivella AG
Unter dem Motto «TimeTool ♡ Erfolgsgeschichten» sind kurze Videos und Berichte entstanden, welche individuelle Einblicke in die partnerschaftliche Kooperation mit einer Auswahl unserer Referenzkunden geben.Die Sammlung der bisher realisierten Erfolgsgeschichten finden Sie hier. Wir ♡ unsere Kunden. Und wir freuen uns über die wertvollen Kontakte sowie erfolgreichen Partnerschaften. MERCI. Die Räumlichkeiten der TimeTool AG wurden in den letzten Wochen aufgepeppt und umgebaut. Bessere Schalldämmung, coole Raumteiler und gestalterische Element lassen unser Büro in neuem Glanz erscheinen.
Auf seinem dreiwöchigen Trip quer durch die Wüste Marokkos erlebt unser CEO Mario Beyeler mit seinem Motorrad so Einiges. In dieser Fotostory gibt's einige Eindrücke dazu.
Modul «project»
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pipoDialog bietet noch viel mehr: nebst Korrekturmöglichkeiten bei vergessenen Buchungen können die erfassten Leistungen bei Bedarf auch gleich mit Spesenmeldungen ergänzt werden. Dies unter Voraussetzung, dass die Funktionalität dazu lizenziert ist. Dazu kommt das gewohnte TimeTool-Handling von Absenzen: neben Teamkalender-Ansichten und Auswertung zu Zeit- und Projektzeiterfassung steht auch das Beantragen von geplanten Absenzen zur Verfügung. |
Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise und Möglichkeiten der pipoDialog App und fordern Sie über unser Kontaktformular mehr Informationen an. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
In unserer Serie «TimeTools Knowhow Box» vermitteln wir Tipps & Tricks, wertvolle Ratschläge sowie praktisches Profi-Wissen rund um die Arbeitszeiterfassung für den Berufsalltag.
#3
MONATSABSCHLUSS
Innerhalb des TimeTool-Systems kommen verschiedene Mechanismen rund um den Abschluss eines Kalendermonats zur Anwendung. Diese unterscheiden sich in zwei Arten:
Manueller Monatsabschluss durch Benutzerinnen und Benutzer
Der manuelle Monatsabschluss wird rollenbasiert auf den Stufen Mitarbeitende, Vorgesetzte und HR im Sinne einer digitalen Visierung ausgeführt. Dabei bestätigen die Benutzenden auf entsprechender Stufe bis zu einer definierbaren Frist die Vollständigkeit und Richtigkeit der persönlichen Daten resp. der Daten von unterstellten Mitarbeitenden. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass Mitarbeitende ihre Daten des vergangenen Kalendermonats bis zum dritten Arbeitstag des aktuellen Monats visieren müssen. Nach erfolgtem Visum sind auf den im visierten Monat liegenden Daten keine Korrekturen mehr durch die entsprechende Stufe ausführbar. Es folgt der Abschluss der darüber liegenden Stufe nach demselben Prinzip. Dieser Prozess wiederholt sich monatlich.
Die Nutzung der manuellen Monatsabschluss-Funktion ist nicht zwingend und muss auch nicht auf allen drei benannten Stufen erfolgen. Ein ausgeführter Abschluss kann jeweils durch die höher liegende Stufe wieder aufgehoben werden.
Automatischer Monatsabschluss durch das System
Im Gegensatz zum manuellen Abschluss durch Benutzende ist der automatisierte Monatsabschluss eine Funktion, welche durch das System unumgänglich jeden Monat automatisch ausgeführt wird. Der Abschluss eines Kalendermonats erfolgt dabei zu fix definierten Zeitpunkten unabhängig davon, ob manuelle Monatsabschlüsse durch Benutzende getätigt wurden oder nicht. Automatische Monatsabschlüsse können nicht ausgesetzt und auch nicht rückgängig gemacht werden.
Die definierten Zeitpunkte der automatischen Monatsabschlüsse kann man sich einfach merken: jeweils zum 1. Tag eines neuen Kalendermonats schliesst das System den Vor-Vormonat automatisch ab oder anders gesagt - am vorletzten Tag schliesst der Vormonat automatisch.
Beispiel
Zum Monatswechsel vom 30. April 2022 auf den 1. Mai 2022 wird der Monat März 2022 abgeschlossen. Folgende Grafik zeigt das Systemverhalten über einige Monate auf.
Innerhalb des TimeTool-Systems kommen verschiedene Mechanismen rund um den Abschluss eines Kalendermonats zur Anwendung. Diese unterscheiden sich in zwei Arten:
- Manueller Monatsabschluss durch Benutzerinnen und Benutzer
- Automatischer Monatsabschluss durch das System
Manueller Monatsabschluss durch Benutzerinnen und Benutzer
Der manuelle Monatsabschluss wird rollenbasiert auf den Stufen Mitarbeitende, Vorgesetzte und HR im Sinne einer digitalen Visierung ausgeführt. Dabei bestätigen die Benutzenden auf entsprechender Stufe bis zu einer definierbaren Frist die Vollständigkeit und Richtigkeit der persönlichen Daten resp. der Daten von unterstellten Mitarbeitenden. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass Mitarbeitende ihre Daten des vergangenen Kalendermonats bis zum dritten Arbeitstag des aktuellen Monats visieren müssen. Nach erfolgtem Visum sind auf den im visierten Monat liegenden Daten keine Korrekturen mehr durch die entsprechende Stufe ausführbar. Es folgt der Abschluss der darüber liegenden Stufe nach demselben Prinzip. Dieser Prozess wiederholt sich monatlich.
Die Nutzung der manuellen Monatsabschluss-Funktion ist nicht zwingend und muss auch nicht auf allen drei benannten Stufen erfolgen. Ein ausgeführter Abschluss kann jeweils durch die höher liegende Stufe wieder aufgehoben werden.
Automatischer Monatsabschluss durch das System
Im Gegensatz zum manuellen Abschluss durch Benutzende ist der automatisierte Monatsabschluss eine Funktion, welche durch das System unumgänglich jeden Monat automatisch ausgeführt wird. Der Abschluss eines Kalendermonats erfolgt dabei zu fix definierten Zeitpunkten unabhängig davon, ob manuelle Monatsabschlüsse durch Benutzende getätigt wurden oder nicht. Automatische Monatsabschlüsse können nicht ausgesetzt und auch nicht rückgängig gemacht werden.
Die definierten Zeitpunkte der automatischen Monatsabschlüsse kann man sich einfach merken: jeweils zum 1. Tag eines neuen Kalendermonats schliesst das System den Vor-Vormonat automatisch ab oder anders gesagt - am vorletzten Tag schliesst der Vormonat automatisch.
Beispiel
Zum Monatswechsel vom 30. April 2022 auf den 1. Mai 2022 wird der Monat März 2022 abgeschlossen. Folgende Grafik zeigt das Systemverhalten über einige Monate auf.
Es ist zu beachten, dass die Eingabe von Mutationen nach erfolgtem automatischen Monatsabschluss nicht mehr möglich ist. Demnach steht für einen Kalendermonat jeweils eine Mutationsfrist von zwei ganzen Monaten für die Ausführung von Mutationen zur Verfügung.
Um vom automatischen Monatsabschluss nicht «überrascht» zu werden, sollten vor einem bevorstehenden Monatswechsel folgende Punkte beachtet werden:
Um vom automatischen Monatsabschluss nicht «überrascht» zu werden, sollten vor einem bevorstehenden Monatswechsel folgende Punkte beachtet werden:
- Führen Sie Personalstammdaten-Mutationen für einen abzuschliessenden Monat rechtzeitig aus.
- Buchen Sie Zeitkorrekturen jeglicher Art (Kommen-/Gehen, Abwesenheiten, Saldokorrekturen usw.) im zum Abschluss vorgesehenen Monat vollständig ein.
- Falls manuelle Monatsabschlüsse durch Benutzerinnen und Benutzer getätigt werden, sollten diese vor dem automatischen Monatsabschluss ausgeführt werden.
- Prüfen Sie vor Monatsende, ob alle gewünschten Mutationen durchgeführt wurden.
Haben Sie Fragen rund ums Zeitmanagement im Berufsalltag?
Unser Consulting-Team hilft Ihnen gerne weiter.
HR FESTIVAL 2022
Nach zahlreichen Absagen und Verschiebungen in den letzten zwei Jahren sollte es nun hinhauen:
am Dienstag, 31. Mai und Mittwoch, 1. Juni 2022 finden Sie die TimeTool AG am Stand B22 in der Halle 3 der Messe Zürich.
Wir freuen uns auf interessante Messe-Tage, viele Besucher und spannende Gespräche.
Haben Sie Fragen zu unserem Messeauftritt? Wir sind für Sie da.
am Dienstag, 31. Mai und Mittwoch, 1. Juni 2022 finden Sie die TimeTool AG am Stand B22 in der Halle 3 der Messe Zürich.
Wir freuen uns auf interessante Messe-Tage, viele Besucher und spannende Gespräche.
Haben Sie Fragen zu unserem Messeauftritt? Wir sind für Sie da.
«Der familiäre und gleichzeitig hochprofessionelle Umgang passt zu uns.»
Michael Oltmanns Human Resources Manager, IIC-INTERSPORT International Corporation
Unter dem Motto «TimeTool ♡ Erfolgsgeschichten» sind kurze Videos und Berichte entstanden, welche individuelle Einblicke in die partnerschaftliche Kooperation mit einer Auswahl unserer Referenzkunden geben.
Die Sammlung der bisher realisierten Erfolgsgeschichten finden Sie hier.
Wir ♡ unsere Kunden. Und wir freuen uns über die wertvollen Kontakte sowie erfolgreichen Partnerschaften. MERCI.
Unter dem Motto «TimeTool ♡ Erfolgsgeschichten» sind kurze Videos und Berichte entstanden, welche individuelle Einblicke in die partnerschaftliche Kooperation mit einer Auswahl unserer Referenzkunden geben.
Die Sammlung der bisher realisierten Erfolgsgeschichten finden Sie hier.
Wir ♡ unsere Kunden. Und wir freuen uns über die wertvollen Kontakte sowie erfolgreichen Partnerschaften. MERCI.
Blick hinter die Kulissen der TimeTool AG: Erfahren Sie im umfangreichen Interview mehr über den Alltag der TimeTool und über «das Geheimnis, das keines ist»...
Möchten Sie mehr über unsere Produkte und die einzelnen TimeTool-Module und deren Möglichkeiten im Detail wissen? Gerne stellen wir Ihnen unsere neu überarbeiteten Produkt-Factsheets per Mail zu. Einfach auf den Button klicken und gewünschte Factsheets anfordern.
«TimeTool kann für all unsere Ansprüche die passende Lösung zur Verfügung stellen.»
Dominik Lütolf Leiter Human Resources, Die Securitas Gruppe
Unter dem Motto «TimeTool ♡ Erfolgsgeschichten» sind kurze Videos und Berichte entstanden, welche individuelle Einblicke in die partnerschaftliche Kooperation mit einer Auswahl unserer Referenzkunden geben.
Die Sammlung der bisher realisierten Erfolgsgeschichten finden Sie hier.
Wir ♡ unsere Kunden. Und wir freuen uns über die wertvollen Kontakte sowie erfolgreichen Partnerschaften. MERCI.
Unter dem Motto «TimeTool ♡ Erfolgsgeschichten» sind kurze Videos und Berichte entstanden, welche individuelle Einblicke in die partnerschaftliche Kooperation mit einer Auswahl unserer Referenzkunden geben.
Die Sammlung der bisher realisierten Erfolgsgeschichten finden Sie hier.
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#2
TOLERANZZEIT
Die Definition von gewünschten Parametern zur Abrechnung von Zeitdaten wird im TimeTool-System über sogenannte Tagespläne sichergestellt. Ein Tagesplan fasst die wichtigsten Merkmale wie Sollarbeitszeit, Pausenregelungen oder auch Überzeitzonen zum automatisierten Berechnen von Zeitdaten zusammen.
Unter den vielen Möglichkeiten findet man auch Parameter zum Konfigurieren von Toleranzzeiten – auch bekannt als Karenzzeiten. Aber wissen Sie eigentlich, was die Aufgabe einer Toleranzzeit-Definition ist?
Üblicherweise werden Toleranzzeit-Definition bei fixer Arbeitszeit oder im Schichtbetrieb angewendet. Dabei wird der entsprechende Arbeitsbeginn als Uhrzeit im Tagesplan definiert. In einem nächsten Schritt kann der vor dem Arbeitsbeginn liegende Zeitbereich als Toleranzbereich definiert werden. Voraussetzung hierfür sind festgelegte Überzeitbereiche. Im folgenden Beispiel werden 5 Minuten vor dem festgelegten Arbeitsbeginn um 5 Uhr und 10 Minuten nach Arbeitsende um 13:30 Uhr als derartige Zonen definiert.
TOLERANZZEIT
Die Definition von gewünschten Parametern zur Abrechnung von Zeitdaten wird im TimeTool-System über sogenannte Tagespläne sichergestellt. Ein Tagesplan fasst die wichtigsten Merkmale wie Sollarbeitszeit, Pausenregelungen oder auch Überzeitzonen zum automatisierten Berechnen von Zeitdaten zusammen.
Unter den vielen Möglichkeiten findet man auch Parameter zum Konfigurieren von Toleranzzeiten – auch bekannt als Karenzzeiten. Aber wissen Sie eigentlich, was die Aufgabe einer Toleranzzeit-Definition ist?
Üblicherweise werden Toleranzzeit-Definition bei fixer Arbeitszeit oder im Schichtbetrieb angewendet. Dabei wird der entsprechende Arbeitsbeginn als Uhrzeit im Tagesplan definiert. In einem nächsten Schritt kann der vor dem Arbeitsbeginn liegende Zeitbereich als Toleranzbereich definiert werden. Voraussetzung hierfür sind festgelegte Überzeitbereiche. Im folgenden Beispiel werden 5 Minuten vor dem festgelegten Arbeitsbeginn um 5 Uhr und 10 Minuten nach Arbeitsende um 13:30 Uhr als derartige Zonen definiert.
Erfolgt nun die Zeitbuchung des Mitarbeitenden im grün markierten Toleranzbereich, also zum Beispiel um 04:56 Uhr, wird die Arbeitszeit automatisch und ohne Bewilligungspflicht als Überzeit angerechnet. Dasselbe gilt beispielsweise für die Gehen-Stempelung um 13:38 Uhr.
Wird die Kommen-Stempelung vor dem definierten Toleranzbereich am Morgen registriert, erfolgt keine automatische Gutschrift der Überzeit. In diesem Fall muss die angefallene Zeit durch den zuständigen Vorgesetzten über das TimeTool Message Center bewilligt oder eben abgelehnt werden. Im Falle einer Ablehnung wird die Arbeitszeit ab definiertem Arbeitsbeginn um 5 Uhr gerechnet. Dieselbe Regel gilt für Überzeiten nach Arbeitsende.
Mit diesem Verfahren sollen einzelne anfallende Überzeitminuten keinen zusätzlichen Mehraufwand im Bereich der Überzeitbewilligung bei Vorgesetzten generieren.
Wird die Kommen-Stempelung vor dem definierten Toleranzbereich am Morgen registriert, erfolgt keine automatische Gutschrift der Überzeit. In diesem Fall muss die angefallene Zeit durch den zuständigen Vorgesetzten über das TimeTool Message Center bewilligt oder eben abgelehnt werden. Im Falle einer Ablehnung wird die Arbeitszeit ab definiertem Arbeitsbeginn um 5 Uhr gerechnet. Dieselbe Regel gilt für Überzeiten nach Arbeitsende.
Mit diesem Verfahren sollen einzelne anfallende Überzeitminuten keinen zusätzlichen Mehraufwand im Bereich der Überzeitbewilligung bei Vorgesetzten generieren.
Haben Sie Fragen rund ums Zeitmanagement im Berufsalltag?
Unser Consulting-Team hilft Ihnen gerne weiter.
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Unser Consulting-Team hilft Ihnen gerne weiter.
Modul «team»
Erweiterung mit Budgetsystem
Die Funktionalität rund um das Budgetsystem in der Personaleinsatzplanung von TimeTool wurde in den Release 9 integriert. Dabei handelt sich um Funktionen, welche bereits in den 90er Jahren intensiv genutzt wurden, und vor allem Unternehmen mit mehreren Verkaufsstellen oder Niederlassungen einen Mehrwert boten. Die Features rund um die budgetorientierte Planung stehen somit nun auch im Web-Client zur Verfügung.
Das Budgetsystem eröffnet die Möglichkeit, organisations- oder arbeitsplatz-spezifisch Soll-Stundenwerte pro Woche zu definieren. Effektiv verfügbare Ressourcen werden dabei aufgrund bereits geplanter An- und Abwesenheiten in Echtzeit präsentiert.
Im Rahmen der Budgetierung sowie der Einsatzplanung können im System mehrere Verteilschlüssel erfasst werden. Dabei werden die zu verplanenden Ressourcen unter Angabe von Prozentwerten im Sinne eines Verteilschlüssels auf die entsprechenden Wochentage verteilt. Mit Hilfe dieser Funktion können in der Einsatzplanung weitere Faktoren wie z.B. Besucherzahlen, saisonale Gegebenheiten, Wettervorhersagen oder auch Fahrpläne des öffentlichen Verkehrs beigezogen werden. Die Verwendung von Verteilschlüsseln erfolgt in aller Regel auf Basis von Erfahrungen der planenden Personen und aktuellen Gegebenheiten eines Standorts.
Während des Planungsvorgangs stehen den Planungsverantwortlichen die zuvor definierten Parameter nun in der Einsatzplanung zur Verfügung. Für die gewählte Planungsperiode werden neben den geplanten Absenzen auch die bereits verplanten Ressourcen berechnet und visualisiert. Pro Organisationseinheit und bei Bedarf pro Arbeitsplatz oder Team kann nun zusätzlich ein definierter Wochenverteilschlüssel zugeschaltet werden. Dieser zeigt den planenden Benutzern das für den jeweiligen Tag verfügbar Stunden-Budget an und weist auf Differenzen zwischen Budget und Ist-Planung hin.
Das Budget-System eignet sich vor allem für Betriebe mit mehreren Aussenstandorten, bei welchen die Einsatzplanung unter einzuhaltenden Vorgaben wie Anzahl Stunden oder auch einem Betrag in CHF erfolgt. Dazu gehören z.B. Franchising-Unternehmen, Coiffeur-Studios oder auch Tankstellen. Selbstverständlich kann die Funktionalität auch für andere Anwendungsfälle genutzt werden.
Weitere Informationen
Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise und Möglichkeiten der budget-orientierten Einsatzplanung und fordern Sie über unser Kontaktformular mehr Informationen an. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Weitere Informationen
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Modul «project»
Neue Funktionen für die Rolle «Projekt-Manager» integriert
Unternehmen, welche Dienstleistungen in Form von Projekten ausführen, kennen diese Situation: Die Mitarbeitenden sind in einer klassischen Matrix-Organisation sowohl den direkt Vorgesetzten wie auch den zuständigen Projektleitenden unterstellt. In Bezug auf das persönliche Zeit- und Absenzenmanagement steht der Linienvorgesetzte in der Verantwortung. Die erfassten Projektleistungen werden jedoch durch die jeweilige Projektleitung beurteilt und freigegeben.
Genau für diese Projektleitungsaufgaben ist in unserer Lösung neue Funktionalität entstanden. Über das eigens gestaltete Projekt-Message-Center überprüft die Projektleitung in kompakter und übersichtlicher Art und Weise erfasste Buchungen auf ihre Projekte mit den initial geplanten Leistungen. Dabei stehen Filter- und Sortiermechanismen auf sämtlichen Feldern zur Verfügung.
Genau für diese Projektleitungsaufgaben ist in unserer Lösung neue Funktionalität entstanden. Über das eigens gestaltete Projekt-Message-Center überprüft die Projektleitung in kompakter und übersichtlicher Art und Weise erfasste Buchungen auf ihre Projekte mit den initial geplanten Leistungen. Dabei stehen Filter- und Sortiermechanismen auf sämtlichen Feldern zur Verfügung.
Das neue Projekt-Manager-Message-Center ermöglicht den direkten Vergleich von Plan- und IST-Werten. Dabei kann die Projektleitung entsprechende Leistungen pro Projekt mittels Mausklick bewilligen oder ablehnen. Bei Falschbuchungen können Projekt, Unterprojekt, Tätigkeit oder auch die Zeitmenge als solches angepasst und richtiggestellt werden.
Die neuen Funktionen für die Rolle der Projektleiterin/des Projektleiters durchlaufen aktuell noch die abschliessende Testphase – eine Freigabe steht kurz bevor.
WEITERE INFORMATIONEN
Sind auch Sie in Projekten tätig und möchten erfasste Leistungen durch den Projektleiter freigeben lassen? Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular.
Sind auch Sie in Projekten tätig und möchten erfasste Leistungen durch den Projektleiter freigeben lassen? Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular.
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