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Les locaux de TimeTool AG ont été rafraîchis et transformés au cours des dernières semaines. Une meilleure insonorisation, des cloisons de séparation cool et des éléments d'aménagement donnent à nos bureaux un nouvel éclat. Lors de son voyage de trois semaines à travers le désert du Maroc notre CEO Mario Beyeler en a vu de toutes les couleurs sur sa moto. Dans cette histoire photo, il nous livre quelques impressions. 
Modul «project»
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Nouvelle app
pipoDialog - saisir le temps de travail avec qr-code et nfc |
Les terminaux de pointage classiques devraient s'habiller chaudement : avec l'application pipoDialog, de nouvelles variantes innovantes pour le pointage apparaissent ! Avec cette application, le smartphone devient un badge et le badge un terminal de saisie des temps.... mais dans l'ordre.
Avec l'application pipoDialog, il est possible de pointer de manière efficace et simple sur un projet, une activité ou un autre objet. Pour fournir malgré tout une "preuve sur place", on peut par exemple utiliser le scannage d'un tag NFC ou d'un code QR. En effet, selon le mode choisi, un code QR ou un badge est nécessaire pour l'enregistrement et le retrait. Bien entendu, il existe également un mode de recherche qui permet de sélectionner l'objet adéquat.
Avec l'application pipoDialog, il est possible de pointer de manière efficace et simple sur un projet, une activité ou un autre objet. Pour fournir malgré tout une "preuve sur place", on peut par exemple utiliser le scannage d'un tag NFC ou d'un code QR. En effet, selon le mode choisi, un code QR ou un badge est nécessaire pour l'enregistrement et le retrait. Bien entendu, il existe également un mode de recherche qui permet de sélectionner l'objet adéquat.
Les utilisateurs se connectent à un objet via les boutons centraux de démarrage, d'arrêt et de changement. Outre le temps de travail personnel, le temps est également comptabilisé sur les objets correspondants. De cette manière, on fait d'une pierre deux coups : la présence et la saisie du temps de projet/d'objet en une seule étape.
Comme nous l'avons déjà mentionné, la marche de l'objet correspondant peut être effectuée selon 3 modes définissables :
Comme nous l'avons déjà mentionné, la marche de l'objet correspondant peut être effectuée selon 3 modes définissables :
- Sélection par lecture d'un code QR
- Scannage d'un tag NFC/RFID
- Sélection par la fonction de recherche
Si l'on travaille avec des codes QR ou des tags NFC/RFID lors de la réservation, l'objet souhaité est attribué à chaque code ou tag. Les tags NFC/RFID peuvent être utilisés sous forme d'étiquettes autocollantes de 4 cm avec antenne intégrée. Bien entendu, les cartes RFID classiques, comme les badges Mifare Desfire, sont également lisibles. Les autorisations permettent de définir quel mode doit être utilisé par les utilisateurs.
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pipoDialog offre encore bien plus : outre les possibilités de correction en cas d'oublis d'écritures, les prestations saisies peuvent également être complétées, si nécessaire, par des déclarations de frais. Ceci à condition que la fonctionnalité soit licenciée. A cela s'ajoute la gestion habituelle des absences de TimeTool : en plus des vues du calendrier de l'équipe et de l'évaluation de la saisie des temps et des temps de projet, la demande d'absences planifiées est également disponible. |
Apprenez-en plus sur le fonctionnement et les possibilités de l'application pipoDialog et demandez plus d'informations via notre formulaire de contact. Nous nous réjouissons de votre prise de contact.
Dans notre série de bulletins d'information « TimeTools Knowhow Box », nous fournissons des trucs et astuces, des conseils précieux ainsi que des connaissances professionnelles pratiques sur tous les aspects de l'enregistrement du temps de travail pour la vie professionnelle quotidienne.
#3
CLÔTURE MENSUELLE
Au sein du système TimeTool, différents mécanismes sont utilisés pour la clôture d'un mois calendaire. On distingue deux types de mécanismes :
Les lignes suivantes expliquent les différences et les caractéristiques des deux types de clôture mensuelle. Elles indiquent notamment ce à quoi il faut faire attention lors de la clôture mensuelle automatique.
Clôture mensuelle manuelle par l'utilisateur
La clôture mensuelle manuelle est effectuée sur la base des rôles aux niveaux des collaborateurs, des supérieurs et des RH, dans le sens d'une visée numérique. Les utilisateurs confirment l'exhaustivité et l'exactitude des données personnelles ou des données des collaborateurs subordonnés jusqu'à un délai définissable. Il est par exemple possible de définir que les collaborateurs doivent viser leurs données du mois civil précédent jusqu'au troisième jour ouvrable du mois en cours. Une fois le visa obtenu, les données du mois visé ne peuvent plus être corrigées par l'échelon correspondant. Le niveau supérieur est alors clôturé selon le même principe. Ce processus se répète chaque mois.
L'utilisation de la fonction de clôture mensuelle manuelle n'est pas obligatoire et ne doit pas non plus être effectuée pour les trois niveaux mentionnés. Une clôture exécutée peut être annulée par l'échelon supérieur.
Clôture mensuelle automatique par le système
Contrairement à la clôture manuelle par l'utilisateur, la clôture mensuelle automatisée est une fonction qui doit être exécutée automatiquement chaque mois par le système. La clôture d'un mois calendaire a lieu à des moments fixes, indépendamment du fait que les utilisateurs aient ou non effectué une clôture manuelle. Les clôtures mensuelles automatiques ne peuvent pas être suspendues ni annulées.
Les dates définies pour les clôtures mensuelles automatiques sont faciles à retenir : le premier jour d'un nouveau mois civil, le système clôture automatiquement le mois précédent ou, en d'autres termes, l'avant-dernier jour, le mois précédent est automatiquement clôturé.
Exemple :
Au changement de mois du 30 avril 2022 au 1er mai 2022, le mois de mars 2022 est clôturé. Le graphique suivant montre le comportement du système sur quelques mois.
CLÔTURE MENSUELLE
Au sein du système TimeTool, différents mécanismes sont utilisés pour la clôture d'un mois calendaire. On distingue deux types de mécanismes :
- Clôture mensuelle manuelle par l'utilisateur
- Clôture mensuelle automatique par le système
Les lignes suivantes expliquent les différences et les caractéristiques des deux types de clôture mensuelle. Elles indiquent notamment ce à quoi il faut faire attention lors de la clôture mensuelle automatique.
Clôture mensuelle manuelle par l'utilisateur
La clôture mensuelle manuelle est effectuée sur la base des rôles aux niveaux des collaborateurs, des supérieurs et des RH, dans le sens d'une visée numérique. Les utilisateurs confirment l'exhaustivité et l'exactitude des données personnelles ou des données des collaborateurs subordonnés jusqu'à un délai définissable. Il est par exemple possible de définir que les collaborateurs doivent viser leurs données du mois civil précédent jusqu'au troisième jour ouvrable du mois en cours. Une fois le visa obtenu, les données du mois visé ne peuvent plus être corrigées par l'échelon correspondant. Le niveau supérieur est alors clôturé selon le même principe. Ce processus se répète chaque mois.
L'utilisation de la fonction de clôture mensuelle manuelle n'est pas obligatoire et ne doit pas non plus être effectuée pour les trois niveaux mentionnés. Une clôture exécutée peut être annulée par l'échelon supérieur.
Clôture mensuelle automatique par le système
Contrairement à la clôture manuelle par l'utilisateur, la clôture mensuelle automatisée est une fonction qui doit être exécutée automatiquement chaque mois par le système. La clôture d'un mois calendaire a lieu à des moments fixes, indépendamment du fait que les utilisateurs aient ou non effectué une clôture manuelle. Les clôtures mensuelles automatiques ne peuvent pas être suspendues ni annulées.
Les dates définies pour les clôtures mensuelles automatiques sont faciles à retenir : le premier jour d'un nouveau mois civil, le système clôture automatiquement le mois précédent ou, en d'autres termes, l'avant-dernier jour, le mois précédent est automatiquement clôturé.
Exemple :
Au changement de mois du 30 avril 2022 au 1er mai 2022, le mois de mars 2022 est clôturé. Le graphique suivant montre le comportement du système sur quelques mois.
Il convient de noter qu'il n'est plus possible de saisir des mutations après la clôture mensuelle automatique. Par conséquent, un délai de mutation de deux mois entiers est disponible pour l'exécution de mutations pour un mois civil.
Pour ne pas être "surpris" par la clôture mensuelle automatique, il convient de tenir compte des points suivants avant un changement de mois imminent :
1. Effectuez à temps les mutations des données de base du personnel pour un mois à clôturer.
2. Comptabilisez intégralement les corrections de temps de toute nature (arrivées/départs, absences, corrections de solde, etc.) dans le mois prévu pour la clôture.
3. Si les utilisateurs effectuent des clôtures mensuelles manuelles, celles-ci doivent être effectuées avant la clôture automatique.
4. Avant la fin du mois, vérifiez si toutes les mutations souhaitées ont été effectuées.
Pour ne pas être "surpris" par la clôture mensuelle automatique, il convient de tenir compte des points suivants avant un changement de mois imminent :
1. Effectuez à temps les mutations des données de base du personnel pour un mois à clôturer.
2. Comptabilisez intégralement les corrections de temps de toute nature (arrivées/départs, absences, corrections de solde, etc.) dans le mois prévu pour la clôture.
3. Si les utilisateurs effectuent des clôtures mensuelles manuelles, celles-ci doivent être effectuées avant la clôture automatique.
4. Avant la fin du mois, vérifiez si toutes les mutations souhaitées ont été effectuées.
Vous avez des questions sur la gestion du temps dans votre vie professionnelle quotidienne ?
Notre équipe de consultants se fera un plaisir de vous aider.
HR FESTIVAL 2022
Après de nombreuses annulations et reports au cours des deux dernières années, cela devrait maintenant fonctionner : mardi, 31 mai et mercredi, 1er juin 2022, vous trouverez TimeTool SA au stand B22 dans le hall 3 de la Foire de Zurich. Nous nous réjouissons de passer des journées intéressantes au salon, d'accueillir de nombreux visiteurs et de mener des discussions passionnantes.
Vous avez des questions sur notre présence au salon ? Nous sommes à votre disposition .
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« L'approche familière et en même temps très professionnelle nous convient. »
Michael Oltmanns Responsable des ressources humaines, IIC-INTERSPORT International Corporation
Sous la devise « TimeTool ♡ Histoires de réussite », de courtes vidéos et des reportages ont été créés qui donnent un aperçu individuel de la coopération partenariale avec une sélection de nos clients de référence.
La collection d'histoires de réussite réalisées jusqu'à présent peut être consultée ici.
Nous ♡ nos clients. Et nous sommes heureux des contacts précieux et des partenariats réussis. MERCI.
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Un coup d'œil dans les coulisses de TimeTool AG : Découvrez la vie quotidienne chez TimeTool et «le secret qui n'en est pas un» dans l'interview détaillée...
Rapport disponible uniquement en allemand.
«TimeTool peut fournir la bonne solutions pour tous nos besoins.»
Dominik Lütolf Head Human Resources, La Groupe Securitas
Sous la devise « TimeTool ♡ Histoires de réussite », de courtes vidéos et des reportages ont été créés qui donnent un aperçu individuel de la coopération partenariale avec une sélection de nos clients de référence.
La collection d'histoires de réussite réalisées jusqu'à présent peut être consultée ici.
Nous ♡ nos clients. Et nous sommes heureux des contacts précieux et des partenariats réussis. MERCI.
Sous la devise « TimeTool ♡ Histoires de réussite », de courtes vidéos et des reportages ont été créés qui donnent un aperçu individuel de la coopération partenariale avec une sélection de nos clients de référence.
La collection d'histoires de réussite réalisées jusqu'à présent peut être consultée ici.
Nous ♡ nos clients. Et nous sommes heureux des contacts précieux et des partenariats réussis. MERCI.
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Dans notre nouvelle série de bulletins d'information « TimeTools Knowhow Box », nous fournissons des trucs et astuces, des conseils précieux ainsi que des connaissances professionnelles pratiques sur tous les aspects de l'enregistrement du temps de travail pour la vie professionnelle quotidienne.
#2
TEMPS DE TOLÉRANCE
La définition des paramètres souhaités pour le calcul des données de temps est assurée dans le système TimeTool par le biais de ce que l'on appelle les plans journaliers. Un plan journalier résume les caractéristiques les plus importantes telles que le temps de travail cible, les règles de pause ou même les zones d'heures supplémentaires pour le calcul automatisé des données de temps.
Parmi les nombreuses possibilités, vous trouverez également des paramètres permettant de configurer les délais de tolérance - également appelés délais de grâce. Mais savez-vous réellement quelle est la tâche d'une définition du temps de tolérance ?
Habituellement, les définitions des temps de tolérance sont utilisées pour les heures de travail fixes ou dans les opérations en équipe. Le début du travail correspondant est défini comme une heure dans le programme quotidien. Dans une étape suivante, la plage de temps avant le début des travaux peut être définie comme une plage de tolérance. La condition préalable à cela est la définition de plages d'heures supplémentaires. Dans l'exemple suivant, 5 minutes avant le début du travail spécifié à 5 heures du matin et 10 minutes après la fin du travail à 13h30 sont définies comme de telles zones.
#2
TEMPS DE TOLÉRANCE
La définition des paramètres souhaités pour le calcul des données de temps est assurée dans le système TimeTool par le biais de ce que l'on appelle les plans journaliers. Un plan journalier résume les caractéristiques les plus importantes telles que le temps de travail cible, les règles de pause ou même les zones d'heures supplémentaires pour le calcul automatisé des données de temps.
Parmi les nombreuses possibilités, vous trouverez également des paramètres permettant de configurer les délais de tolérance - également appelés délais de grâce. Mais savez-vous réellement quelle est la tâche d'une définition du temps de tolérance ?
Habituellement, les définitions des temps de tolérance sont utilisées pour les heures de travail fixes ou dans les opérations en équipe. Le début du travail correspondant est défini comme une heure dans le programme quotidien. Dans une étape suivante, la plage de temps avant le début des travaux peut être définie comme une plage de tolérance. La condition préalable à cela est la définition de plages d'heures supplémentaires. Dans l'exemple suivant, 5 minutes avant le début du travail spécifié à 5 heures du matin et 10 minutes après la fin du travail à 13h30 sont définies comme de telles zones.
Si le temps de l'employé est maintenant enregistré dans la zone de tolérance marquée en vert, par exemple à 04:56, le temps de travail est automatiquement crédité comme heures supplémentaires sans besoin d'autorisation. Il en va de même, par exemple, pour l'horloge de départ à 13 h 38.
Si le matin, le pointage est enregistré avant la plage de tolérance définie, les heures supplémentaires ne sont pas automatiquement créditées. Dans ce cas, le temps accumulé doit être approuvé ou rejeté par le superviseur responsable via le Centre de messages TimeTool. En cas de refus, le temps de travail est compté à partir du début défini du travail à 5 heures. La même règle s'applique aux heures supplémentaires après la fin du travail.
Cette procédure vise à éviter que les procès-verbaux individuels d'heures supplémentaires ne génèrent un surcroît de travail pour les supérieurs hiérarchiques en matière d'autorisation des heures supplémentaires.
Si le matin, le pointage est enregistré avant la plage de tolérance définie, les heures supplémentaires ne sont pas automatiquement créditées. Dans ce cas, le temps accumulé doit être approuvé ou rejeté par le superviseur responsable via le Centre de messages TimeTool. En cas de refus, le temps de travail est compté à partir du début défini du travail à 5 heures. La même règle s'applique aux heures supplémentaires après la fin du travail.
Cette procédure vise à éviter que les procès-verbaux individuels d'heures supplémentaires ne génèrent un surcroît de travail pour les supérieurs hiérarchiques en matière d'autorisation des heures supplémentaires.
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Module «team»
Extension avec le système budgétaire
La fonctionnalité autour du système budgétaire dans la planification des ressources humaines de TimeTool a été intégrée dans la version 9. Il s'agit de fonctions qui étaient déjà utilisées de manière intensive dans les années 90 et qui offraient une valeur ajoutée, notamment aux entreprises possédant plusieurs points de vente ou succursales. Les fonctions liées à la planification axée sur le budget sont désormais également disponibles dans le client web.
Le système budgétaire offre la possibilité de définir des valeurs horaires cibles hebdomadaires spécifiques à l'organisation ou au travail. Les ressources effectivement disponibles sont présentées en temps réel sur la base des présences et des absences déjà planifiées.
Dans le cadre de la budgétisation et de la planification des ressources, plusieurs clés de répartition peuvent être saisies dans le système. Dans ce processus, les ressources à planifier sont réparties entre les jours de la semaine correspondants en spécifiant des valeurs de pourcentage dans le sens d'une clé de répartition. Grâce à cette fonction, des facteurs supplémentaires tels que le nombre de visiteurs, les conditions saisonnières, les prévisions météorologiques ou les horaires des transports publics peuvent être pris en compte dans le processus de programmation. L'utilisation des clés de répartition est généralement basée sur l'expérience des planificateurs et les conditions actuelles d'un lieu.
Pendant le processus de planification, les paramètres définis précédemment sont désormais à la disposition des responsables de la planification dans la planification des équipes. En plus des absences planifiées, les ressources déjà planifiées sont calculées et visualisées pour la période de planification sélectionnée. Pour chaque unité organisationnelle et, si nécessaire, pour chaque lieu de travail ou équipe, il est maintenant possible d'ajouter une clé de distribution hebdomadaire définie. Cela montre aux utilisateurs du planning le budget horaire disponible pour le jour en question et signale les différences entre le budget et le planning réel.
Le système de budget est particulièrement adapté aux entreprises ayant plusieurs sites externes, où la planification est effectuée selon des spécifications telles que le nombre d'heures ou un montant en CHF. Il s'agit, par exemple, de sociétés de franchisage, de studios de coiffure ou de stations-service. Bien entendu, cette fonctionnalité peut également être utilisée pour d'autres applications.
Plus d'informations
Découvrez les fonctionnalités et les possibilités de la planification du déploiement en fonction du budget et demandez plus d'informations via notre formulaire de contact.
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Module «project»
Intégration de nouvelles fonctions pour le rôle de «chef de projet»
Les entreprises qui fournissent des services sous forme de projets connaissent bien cette situation : dans une organisation matricielle classique, les employés rendent compte à la fois à leurs supérieurs directs et aux chefs de projet responsables. Le responsable hiérarchique est chargé de la gestion du temps personnel et des absences. Cependant, les performances enregistrées du projet sont évaluées et approuvées par la direction du projet concerné.
Une nouvelle fonctionnalité a été créée dans notre solution précisément pour ces tâches de gestion de projet. Grâce au centre de messages spécialement conçu pour les projets, les responsables de projets vérifient les réservations enregistrées pour leurs projets avec les services initialement prévus, de manière compacte et claire. Des mécanismes de filtrage et de tri sont disponibles pour tous les champs.
Une nouvelle fonctionnalité a été créée dans notre solution précisément pour ces tâches de gestion de projet. Grâce au centre de messages spécialement conçu pour les projets, les responsables de projets vérifient les réservations enregistrées pour leurs projets avec les services initialement prévus, de manière compacte et claire. Des mécanismes de filtrage et de tri sont disponibles pour tous les champs.
Le nouveau centre de messages du gestionnaire de projet permet de comparer directement les valeurs planifiées et réelles. Le chef de projet peut approuver ou rejeter les activités correspondantes par projet d'un simple clic de souris. En cas de réservation incorrecte, le projet, le sous-projet, l'activité ou même le temps en tant que tel peuvent être ajustés et corrigés.
Les nouvelles fonctions du rôle de chef de projet sont actuellement encore en phase de test final - une version est imminente.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Vous êtes également impliqué dans des projets et vous souhaitez que les services enregistrés soient approuvés par le chef de projet ? Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller et nous nous réjouissons de vous entendre via notre formulaire de contact.
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Module « team »
Révision optique et fonctionnelle de la planification du personnel.
Dans le cadre de la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités, le module TimeTool « team » pour la planification du personnel a subi une refonte visuelle. Outre l'utilisation de nouvelles icônes de programme plus intuitives, la présentation de l'écran a également été repensée.
Pendant le processus de planification, les utilisateurs peuvent désormais voir les heures déjà planifiées, le solde en début de semaine et la prévision du solde en fin de semaine pour chaque personne. En outre, les absences enregistrées et les affectations déjà planifiées dans le domaine sélectionné sont affichées en temps réel. Grâce à la mise à disposition de toutes ces données, les utilisateurs de la planification reçoivent encore plus d'informations importantes lors de la planification et donc plus de bases pour prendre les bonnes décisions.
La vue quotidienne nouvellement intégrée fournit un résumé compact sous la forme d'un plan quotidien. Le domaine souhaité est appelé via les options de sélection pour les départements, les équipes, les lieux de travail définis ou d'autres valeurs spécifiées. En plus du total de planification par personne et par jour, l'affichage peut se faire en différentes granularités.
Plus d'informations
Découvrez les nouvelles fonctionnalités de la planification du personnel «team» et demandez des informations supplémentaires via notre formulaire de contact.
« Le plus important est que les employés deviennent des fans. »
Tajana Kobel Gestion du personnel / Assistant de la direction, HEAD Switzerland
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