TIMETOOLS KNOWHOW BOX #3

In unserer Serie «TimeTools Knowhow Box» vermitteln wir Tipps & Tricks, wertvolle Ratschläge sowie praktisches Profi-Wissen rund um die Arbeitszeiterfassung für den Berufsalltag.
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#3

MONATSABSCHLUSS
Innerhalb des TimeTool-Systems kommen verschiedene Mechanismen rund um den Abschluss eines Kalendermonats zur Anwendung. Diese unterscheiden sich in zwei Arten:

• Manueller Monatsabschluss durch Benutzerinnen und Benutzer
• Automatischer Monatsabschluss durch das System

Mit den folgenden Zeilen werden die Unterschiede und Eigenschaften der beiden Monatsabschluss-Arten erläutert. Insbesondere wird aufgezeigt, was beim automatischen Monatsabschluss zu beachten ist.

Manueller Monatsabschluss durch Benutzerinnen und Benutzer
Der manuelle Monatsabschluss wird rollenbasiert auf den Stufen Mitarbeitende, Vorgesetzte und HR im Sinne einer digitalen Visierung ausgeführt. Dabei bestätigen die Benutzenden auf entsprechender Stufe bis zu einer definierbaren Frist die Vollständigkeit und Richtigkeit der persönlichen Daten resp. der Daten von unterstellten Mitarbeitenden. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass Mitarbeitende ihre Daten des vergangenen Kalendermonats bis zum dritten Arbeitstag des aktuellen Monats visieren müssen. Nach erfolgtem Visum sind auf den im visierten Monat liegenden Daten keine Korrekturen mehr durch die entsprechende Stufe ausführbar. Es folgt der Abschluss der darüber liegenden Stufe nach demselben Prinzip. Dieser Prozess wiederholt sich monatlich.

Die Nutzung der manuellen Monatsabschluss-Funktion ist nicht zwingend und muss auch nicht auf allen drei benannten Stufen erfolgen. Ein ausgeführter Abschluss kann jeweils durch die höher liegende Stufe wieder aufgehoben werden.

Automatischer Monatsabschluss durch das System
Im Gegensatz zum manuellen Abschluss durch Benutzende ist der automatisierte Monatsabschluss eine Funktion, welche durch das System unumgänglich jeden Monat automatisch ausgeführt wird. Der Abschluss eines Kalendermonats erfolgt dabei zu fix definierten Zeitpunkten unabhängig davon, ob manuelle Monatsabschlüsse durch Benutzende getätigt wurden oder nicht. Automatische Monatsabschlüsse können nicht ausgesetzt und auch nicht rückgängig gemacht werden.
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Die definierten Zeitpunkte der automatischen Monatsabschlüsse kann man sich einfach merken: jeweils zum 1. Tag eines neuen Kalendermonats schliesst das System den Vor-Vormonat automatisch ab oder anders gesagt - am vorletzten Tag schliesst der Vormonat automatisch. 

Beispiel
Zum Monatswechsel vom 30. April 2022 auf den 1. Mai 2022 wird der Monat März 2022 abgeschlossen. Folgende Grafik zeigt das Systemverhalten über einige Monate auf.

Es ist zu beachten, dass die Eingabe von Mutationen nach erfolgtem automatischen Monatsabschluss nicht mehr möglich ist. Demnach steht für einen Kalendermonat jeweils eine Mutationsfrist von zwei ganzen Monaten für die Ausführung von Mutationen zur Verfügung.
Um vom automatischen Monatsabschluss nicht «überrascht» zu werden, sollten vor einem bevorstehenden Monatswechsel folgende Punkte beachtet werden:
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1. Führen Sie Personalstammdaten-Mutationen für einen abzuschliessenden Monat rechtzeitig aus.
   
   
2. Buchen Sie Zeitkorrekturen jeglicher Art (Kommen-/Gehen, Abwesenheiten, Saldokorrekturen usw.) im zum Abschluss vorgesehenen Monat vollständig ein.
   
   
3. Falls manuelle Monatsabschlüsse durch Benutzerinnen und Benutzer getätigt werden, sollten diese vor dem automatischen Monatsabschluss ausgeführt werden.
   
   
4. Prüfen Sie vor Monatsende, ob alle gewünschten Mutationen durchgeführt wurden.

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